为保证国际教育信息化大会顺利举行，我市相关部门提前筹备，精心组织，通过不同岗位为大会提供服务保障。
为了让不熟悉青岛的参会外宾能够顺利抵达会场，青岛机场的每一个出站通道前都设置了志愿者服务点。50多名志愿者每天6：30到岗，根据外宾联络官提供的航班信息，随时准备接机。会议期间，这些志愿者在机场共接待了300多名外宾，使他们在第一时间就感受到岛城的热情好客。
此次大会，团市委招募了274名志愿者，包括40名英语老师和驻青高校英语、法语、西班牙语专业的大学生，工作在交通迎送、会务注册、安保等多个岗位上，在担当外宾与工作人员翻译的同时，也参与了许多相关的工作和服务。
交运集团筹备了195辆车，并从温馨巴士、温馨的士等公司挑选出了驾龄在10年以上、5年内没有重大事故记录的优秀驾驶员担任司机，满足参会人员出行参观、往返会场及其他用车需求。
国际教育信息化大会期间，餐饮、住宿、安保、会务等工作均根据大会特点进行了精心部署，来自全市相关单位的3000多名工作人员参与其中，为90多个国家的参会人员提供服务保障，确保了大会顺利成功举办。
